Verbindt mensen en ideeën

Vrijwilliger coördinator als duizendpoot

Kort geleden kwam een rapport van Movisie* uit waarin de rol en positie van de Coördinator Vrijwillige Inzet werd onderzocht. De conclusie van het rapport komt er kort gezegd op neer dat de rol van de coördinator de laatste jaren is veranderd. Tegenwoordig zijn ze vooral een duizendpoot, vanwege de vele taken en verantwoordelijkheden. Naast het werven van  vrijwilligers, gaat het ook om het begeleiden en aansturen van de vrijwilligers. Ze zijn actief betrokken bij de ontwikkeling van de vrijwilligers, trainen collega’s om met vrijwilligers om te gaan, zorgen voor voldoende financiering, ontwikkelen vrijwilligersbeleid, houden de administratie op orde en zoeken verbinding met andere organisaties. Kortom: de taken van de coördinator vrijwillige inzet binnen de (vrijwilligers)organisatie zijn flink uitgebreid en rol van de coördinator is belangrijker geworden.

Om te onderzoeken of  de bevindingen uit het rapport ook vanuit de praktijk herkend worden, gingen we in gesprek met Marja Wolthuizen. Zij is sinds twaalf jaar Coördinator vrijwillige inzet bij MJD en heeft daarnaast ook nog een paar andere taken.

Wat zijn jouw taken?

Als Coördinator vrijwillige inzet heb ik veel verschillende taken. Voornamelijk heb ik een verbindende rol. Binnen MJD zijn gemiddeld 250 vrijwilligers actief en bieden we plek aan een paar participatiebaan medewerkers. Samen met mijn collega Petra Brouwer, die de administratie verzorgd, vormen we het vrijwilliger coördinatie team.

MJD heeft veel verspillende projecten** die elk hun eigen vrijwilligers coördinator hebben. Onze taak is voornamelijk het  faciliteren van de vrijwillige inzet. In de praktijk betekent dit dat ik me zowel uitvoerend als overstijgend bezig houd met alle faciliterende zaken (contracten, VOG, vergoeding, matching etc.) en met pr zaken. Ik voer gesprekken met potentiële vrijwilligers om duidelijk te krijgen waar in de organisatie ze op hun plek zijn en we bieden ook loopbaan begeleiding. Ik ben er ook als er problemen of zorgen zijn, bij  vrijwilligers en bij collega’s. Ook bij vraagstukken van het management kan ik ingezet worden etc. Kortom Ik herken alle taken die genoemd werden in het onderzoek van Movisie.

Naast deze taken coördineer ik binnen MJD en bij link050 nog een aantal vrijwilligersprojecten. Regelmatig ga ik in gesprek met andere vrijwilligersorganisaties en neem ik deel aan verschillende participatie overleggen in de gemeente Groningen.

Dat klinkt als een groot takenpakket?

Ha ha, ja dat klopt. Gelukkig ben ik er langzamerhand ingegroeid en werk ik samen met fijne vrijwilligers en stagiaires.

Je vertelt dat je twaalf jaar geleden begon te werken met vrijwilligers, toen MJD nog een stuk groter was (de WIJ-teams in de wijken hebben een aantal taken overgenomen).Toen  waren er op een bepaald moment 700 vrijwilligers. Hoe is dat destijds gegaan?

De afgelopen twaalf jaar is er veel veranderd binnen het vrijwilligers coördinatie team van MJD. In 2008 kregen een collega en ik de opdracht om vrijwilligers te betrekken bij onze hulp- en dienstverlening. Ik weet nog dat we begonnen met vier personen die destijds een meedoen baan (nu een participatiebaan) hadden. In het begin was er bij collega’s  hulpverleners veel weerstand om vrijwilligers in te schakelen en actief bij de uitvoering te betrekken, maar deze weerstand verdween geleidelijk. Dit kwam, volgens mij,  omdat ze inzagen, dat vrijwilligers een goede aanvulling zijn op de dienstverlening en dat ze met goede inbreng kwamen. Wat meehielp is dat we destijds twee vrijwilligersprojecten hadden opgestart, genaamd OIDP (orde in de paperassen) en de Formulieren brigade. De betrokken vrijwilligers ondersteunden de hulpverleners en de sociaal raadslieden met onder andere  het ordenen van de administratie. In die tijd waren er veel bezuinigingen waardoor de raadsleden onvoldoende tijd hadden om soms wekenlang alle administratie samen met de cliënt te ordenen. De inzet van vrijwilligers was destijds en nog steeds erg welkom. Vrijwilligers hadden de tijd, en door het bijwonen van interne trainingen, kregen ze steeds meer expertise.

Door de jaren heen zijn we gegroeid naar  meer dan 700 vrijwilligers en 92 meedoen medewerkers. In januari 2019 is het aantal vrijwilligers fors gedaald doordat een groot deel van het team en de vrijwilligersprojecten (OIDP, wij entree etc.) overgingen naar de nieuwe Stichting WIJ- Groningen. Tot op de dag van vandaag ben ik  enthousiast en blij met mijn werkzaamheden.

Wat is jouw advies aan beginnende coördinatoren?

Allereerst vind ik het zelf heel fijn om nauw samen te werken met vrijwilligers. Daar begint het mee. Dat je open staat voor een inbreng en dynamiek die vrijwilligers automatisch meebrengen. Belangrijk is dat je zorgt dat het een win-win situatie wordt. Dat  je een vrijwilliger de ruimte geeft om zijn of haar talent en ervaring in te zetten en dat je als organisatie ook bereid bent om te investeren, maar ook om ze weer los te laten als dit voor hun ontwikkeling nodig is. Maar zorg er wel voor dat de kaders helder zijn en dat je een doordacht vrijwilligersbeleid hebt. Vooral als het aantal vrijwilligers toeneemt.

Als vrijwilliger coördinator is het belangrijk een aantal punten in de gaten te houden. Vrijwilligers zijn namelijk niet kosteloos. Uiteraard kost het wel veel minder dan betaalde inzet, maar naast een eventuele vrijwilligersvergoeding kan het ook gaan om een reiskosten vergoeding, een kerstcadeau, beltegoed, trainingen, een werkplek, emailadres, beltegoed of gaan ze mee naar congressen. Daar moet wel geld voor beschikbaar zijn. Ook  is het zinvol om je regelmatig af te vragen hoeveel vrijwilligers, mensen met een participatiebaan en stagiaires je als organisatie / project aan kan, qua begeleiding, financieel en qua werkplek. Je moet ook goed nadenken wat je in huis haalt, welke competenties zijn er nodig? Als je kijkt naar het takenpakket en de verantwoordelijkheid, van een vrijwilligers coördinator, is het logisch  dat het onderzoek van Movisie laat zien dat er steeds vaker voor een betaalde vrijwilligers coördinator wordt gekozen. De verantwoordelijkheid -en dus ook de gevraagde deskundigheid- is groter geworden.

Verder is het verstandig om je te realiseren dat vrijwilligers een andere positie hebben; ze kunnen elk moment stoppen of voor ander (vrijwilligers)werk kiezen. Als organisatie moet je hier wel op voorbereid zijn en niet alles op vrijwillige inzet baseren. Daarnaast is het ook  belangrijk dat vrijwilligers zich realiseren dat ze de ambassadeur van jouw organisatie zijn. Het is wel belangrijk om te weten hoe iemand  over je organisatie en werkzaamheden communiceert naar derden. Dus wees aan de ene kant heel flexibel, maar stel ook grenzen, daag ze uit om te groeien maar geef ook structuur. Zorg ervoor dat het geraamte van de organisatie altijd goed overeind blijft. En hou de inhoud van het vrijwilligerswerk boeiend en interessant. Hou voor ogen dat iemand vrijwilligerswerk verricht vanuit het hart en niet voor het geld.

Voor mij  is het belangrijk dat ik van de directie het mandaat en de instrumenten heb om mijn werk goed te kunnen doen. Het is ook belangrijk dat de directie de coördinator bij het beleid betrekt als deskundige, maar ook vrijwilligers er actief bij betrekt. Vaak, en ook bij MJD, is het zo, dat er meer vrijwilligers verbonden zijn aan je organisatie dan betaalde krachten. (Bij MJD 250 vrijwilligers en 57 betaalde krachten) Dat wordt vaak vergeten. Tegelijk is het belangrijk dat jijzelf ook op de werkvloer vrijwilligers blijft aansturen en enthousiasmeren. Je moet, mijn inziens, een echt mensen-mens zijn, feeling hebben, weten waar het over gaat, veel mensen spreken en open staan voor feedback en verbetering.

Het onderzoek van Movisie meldt dat het moeilijker wordt om vrijwilligers te vinden en vast te houden. Wat is jouw ervaring?

MJD heeft, tot nu toe, gelukkig weinig moeite met het vinden en vasthouden van vrijwilligers. Hoe dat komt heeft, mijn inziens, met een aantal zaken te maken. Belangrijk is om oog en oor te hebben voor je vrijwilligers. Maar het allerbelangrijkste, aldus onze betrokken vrijwilligers, is dat men nuttig en interessant vrijwilligerswerk kan doen. Dat je echt wat voor een ander kan betekenen. Ook horen we terug dat het belangrijk is dat de sfeer goed is. Je mag meedenken en mee handelen. Bij KANS Mentoring bouw je bijvoorbeeld een persoonlijke band op met een jongere en als Vrijwillige Opruimcoach ondersteun je iemand om zich weer thuis te voelen in zijn of haar eigen huis. Kortom, je  voegt echt iets toe en dat geldt voor de andere projecten net zo.

Het Movisie rapport merkt ook op dat er de laatste jaren meer vrijwilligers zijn die een psychische aandoening hebben, mensen  met een zogenaamd rugzakje. Herken je dat?  

Jazeker herken ik dat. Zelf werk ik regelmatig met vrijwilligers met ASS (autisme), ADHD maar ook met vrijwilligers met bijvoorbeeld een angststoornis. Mijn ervaring is dat je uiteindelijk eerder moet kijken naar de kwaliteiten van iemand, dan naar de zogenoemde rugzak. Binnen Extralink zijn bijvoorbeeld stagiaires van de HBO ervaringsdeskundigheid in de zorg actief.  Daar kiezen we bewust voor, omdat zij een andere expertise bieden. Als je vrijwilligers met de zogenoemde rugzak wil aannemen moet je er wel bewust voor kiezen. Je moet de tijd, geld (subsidie), passende werkzaamheden en ruimte voor begeleiding hebben om de vrijwilligers te laten floreren en het vertrouwen in zichzelf en eigen kunnen op hun eigen tempo, op te laten bouwen.

Wat vind jij belangrijk in je werk met vrijwilligers?

Ik vind het belangrijk dat vrijwilligers zich welkom voelen en het gevoel hebben dat ze leuk en interessant vrijwilligerswerk (gaan) doen. De zaken moeten goed geregeld zijn. Bijvoorbeeld  met een vrijwilligerscontract en een VOG. Zo laat je zien dat je als organisatie in je vrijwilliger investeert en dat je het goed hebt geregeld. Belangrijk is dat de vrijwilligers goed ingewerkt en begeleid worden en het is ook belangrijk dat ze betrokken worden bij de organisatie. Wat ze doen moet ook echt zin hebben, iets dat hun het gevoel geeft dat ze iets voor anderen kunnen betekenen. Waarvoor zou je anders vrijwilligerswerk doen?

Het is belangrijk vrijwilligers te coachen in hun traject zodat zij de mogelijkheid krijgen ergens naartoe uit te stromen wat bij hun past. Dat moet de leidraad zijn. Het moet niet zo zijn dat je denkt ha fijn nu heb ik ‘goedkope’ krachten, want dan gebruik je mensen en daar houd ik niet van. Zo ken ik het verhaal van een mevrouw die als vrijwilliger wilde blijven maar dit niet mocht omdat de organisatie haar graag in een participatie baan wilde hebben. Want daar krijgt de organisatie geld voor van de gemeente. Je moet niet financieel niet afhankelijk zijn van vrijwilligers, dan ben je als organisatie niet goed bezig.

Wat mag je van vrijwilligers vragen?

Hier zou een discussie over gevoerd moeten worden, want dat is best wel lastig. Als je kijkt naar de vacatures voor vrijwilligers, dan denk ik dat een aantal van deze vacatures in het verleden betaalde banen waren. Er is immers enorm bezuinigd op hulpverlening en dienstverlening. Dat maakte aan de andere kant dat er ruimte kwam voor vrijwilligerswerk dat veel mensen de mogelijkheid gaf  zich te ontwikkelen, een netwerk op te bouwen en weer aan een betaalde baan te komen. Maar als maatschappij zijn we hier wel over een bepaalde grens heen gegaan. Als organisatie is het belangrijk om ethisch te blijven en hierin de balans te houden.

Tekst: Jeanet Verveer

Foto: Marja Wolthuizen

* Hier vind je het rapport

** Bij de volgende projecten van MJD zijn vrijwilligers ingezet: link050, VrijwilligersNieuws, Fix, WeHelpen, Extralink, Ben je al bij B.A.S geweest, Puberkamer, Fonds Goed Idee, Ontwikkellink, Opruimcoach, Buurtbemiddeling, Mankracht, KansMentoring, Migranten aan Zet, ICT, Financiële administratie, Jimmy’s, Spreekuur Statushouders in het Hogeland en het Taalhuis in Winsum.  KansMentoring en Buurtbemiddeling hebben de meeste vrijwillige medewerkers. www.mjd.nl

 

Delen of printen?

Kom langs bij link050!

Met je vragen of ideeën kun je terecht bij link050.
Oude Ebbingestraat 55, 9712 HC Groningen
E-mail: info@link050.nl
Telefoon: 050 – 3051 900
Let op: Migranten aan Zet en FIX zijn verhuisd naar Herestraat 100

Momenteel hebben wij aangepaste openingstijden. Je kunt alleen op afspraak bij ons langs komen op dinsdag en vrijdag tussen 10.00-13.00, woensdag en donderdag tussen 13.00-17.00 uur.